账目处理

引言  

许多中小企业的创业者在营运一段时间后，还不知道是赚钱还是亏损，有些甚至要到年尾，会计师结算时才知道企业的财务状况。年终审核报告无疑是有价值的参考资料，但及时的营运成绩对成功企业管理更为重要。所以，我们要准确地保存每天的营运记录，准备编制各种财务报表，以供每日业务决定的参考。 

会计记录资料  
一般来说，会计记录须包括以下经营资料： 

1. 销售创业者不单只要知道每天、每周、每月、每季或每年的总销售，最好能够把销售再分为不同的产品、部门、地区等，划分方法视企业或行业性质而定，这样做可使经营者能够清楚那一个部门、产品、地区等的利润水平，从而作出适当的决定。  

2. 购货以不同的供应商为单位，记录购货情况，创业者除了解总购货价值资料外，还可以分析各种购货种类。 

3. 运作开支企业应记录开支费用的资料，基本包括销售开支和一般开支，也有生产和行政开支等。  

4. 应收帐项一般的现金销售在记录上是一手交货，一手交钱，会计双记载应该是记入贷方 - 销售，记入借方 - 现金。另一种是利用信用销售，例如 信用卡买卖，买方可先收货，到信用期满才支付，因此，企业会有应收帐项在会计记录上。  

5. 应付帐项同样原理，企业可以利用信用与人交易，不须实时付款，这些应付帐项应该记录在会计分类帐上，以便容易查阅到期日并且不会拖欠交款。  

6. 存货会计记录应能提供企业创业者定时的总存货资料，最好是各种的存货分类记录。 

7. 薪资记录员工薪金，津贴，福利，奖金等都应该清楚记录在会计帐目上，这也包括员工强制性公积金，其他的保险金等。 

8. 税务企业要支付各种不同的税款，例如利得税，商业牌照费等，有些是延期支付的，有些是预付的，主要是看各地的要求和企业的性质，例如，如果是独资企业，创业者只须负担个人入息税，在香港的税制比较简单，但也需要清楚列入会计帐目内。 

帐簿需保存资料  
事实上，上述的帐簿不一定需要，有些人习惯把帐项和数目记在"分析"纸上，或用计算机保存，市面上也有简单的计算机簿记系统，可帮助记录和分析。关于上述所列的交易资料来源，有如下途径，经营者应保存这些基本记录： 

· 客户定货单  
· 送货单据记录 
· 发票和结数单副本 
· 客户收货证明和退货详情 
· 购货单副本 
· 企业收货单  
· 供应商发票和结数单副本  
· 会计期开始时的存货和资产数量和价值 
· 会计期结束时的存货和资产数量和价值  
· 会计期内资产的增购和变卖